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BAISSEZ VOS FRAIS DE TELECONFERENCE
 


Cet article s'adresse à tous ceux d'entre vous qui sont amené à organiser des réunions à fréquence régulière avec des personnes éloignées les unes des autres. Cela peut intéresser aussi bien un groupe d'amis ou membres d'une association ou d'un club, qui ont besoin de communiquer pour organiser un grand événement (un anniversaire, un mariage, une soirée, etc.) que des professionnels qui cherchent à faciliter la communication et la rapidité de circulation d'informations envers leurs équipes de vendeurs ou leurs clients, par exemple.

C'est d'ailleurs un outil auquel, j'ai eu personnellement recours, il y a quelque années, dans le cadre de mon travail, pour une entreprise, qui recrutait à l'échelle nationale. J'étais alors chargée de faire sa présentation à des nouveaux venus de tous les coins de France. Depuis, la téléconférence s'est démocratisée et s'utilise de plus en plus aussi bien pour les professionnels que les particuliers.

Qu'est-ce que la téléconférence ?

L'idée de la téléconférence est extrêmement simple. Il s'agit, tout simplement de pouvoir mener une réunion par téléphone. C'est donc l'outil idéal qui permet à des personnes éloignées les unes des autres de pouvoir échanger des informations plus rapidement et plus facilement.
Le mode de fonctionnement est un jeu d'enfant. Il se déroule, le plus souvent, en 3 étapes :
- étape 1 : il vous suffit de vous inscrire sur Internet auprès d'un prestataire afin d'obtenir un code personnel.
- étape 2 : vous communiquez ensuite votre code d'accès aux personnes avec qui vous souhaitez vous réunir, ainsi que le jour et l'heure de la réunion puis un numéro de téléphone à composer.
- étape 3 : toutes les personnes participant à la réunion composent le numéro qui leur a été communiqué. Vous pouvez maintenant débuter votre réunion en prenant la parole !
En général, cela ne coûte rien, hormis le prix d'un appel téléphonique. La plupart des prestataires, tels que Powwownow vous propose un accès au service de téléconférence gratuit !
Ensuite, vous pouvez décider d'étoffer votre réunion en l'agrémentant d'illustrations, tel le ferait classiquement, un présentateur en réunion en utilisant des images réalisées sur Powerpoint. C'est que l'on appelle les conférences web. Ce sont des solutions qui vous permettent via Internet de mener des réunions sur fond d'illustrations que vous aurez réalisé au préalable et que vous souhaitez partager avec toutes les personnes assistant à la réunion.

Dans quels cas peut-on l'utiliser ?

Contrairement aux idées reçues, la téléconférence ne s'adresse pas uniquement aux professionnels mais aussi aux particuliers. Les occasions d'utilisation sont multiples, la téléconférence ou le webconférence peuvent s'utiliser pour :

  • la préparation d'événements familiaux : anniversaires, mariages, réveillon de fin d'année, etc.

  • les réunions administratives d'associations

  • les réunions d'un club associatif

  • la formation à distance

  • les réunions hebdomadaires ou mensuelles de collaborateurs

  • des présentations de nouveaux produits à des clients géographiquement dispersés

Quels sont les avantages ?

Ils sont nombreux :

  • une nette diminution des frais de déplacement et éventuellement des frais d'hébergement.

  • une rapidité de la circulation de l'information transmise, dû à une meilleure disponibilité des participants (tout le monde à facilement accès a Internet ou à un téléphone).

  • il n'y a généralement pas d'abonnement ni d'engagement. Cet outil peut donc être utilisé de manière ponctuelle.

  • c'est une solution écologique. Moins de déplacements signifie moins de gaz carbonique et prendre plus soin de notre planète !

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